In Übereinstimmung mit der Richtlinie (EU) 2019/1937 hat die Nippon Sanso Euro-Holding, S.L.U. für die Unternehmen der europäischen Nippon Sanso-Gruppe eine Whistleblowing-Richtlinie und ein entsprechendes Verfahren verabschiedet, um die notwendigen Bestimmungen für das interne Whistleblowing-System und die bestehenden internen Informationskanäle festzulegen. Dieses Dokument fasst die wichtigsten Punkte des Verfahrens zusammen:
1. Internes Whistleblowing-System von Nippon Sanso
Das interne Whistleblowing-System von Nippon Sanso ist der Hauptkanal für die Meldung möglicher Unregelmäßigkeiten, die Verstöße in Bezug auf Handlungen oder Verhaltensweisen betreffen können, die in den Anwendungsbereichen der Unternehmensrichtlinie zum internen Whistleblowing-System der Nippon Sanso-Gruppe aufgeführt sind.
Meldungen können unter Angabe der Identität der meldenden Person oder anonym eingereicht werden.
Über diesen Kanal können Meldungen eingereicht werden über:
- die externe Plattform „EthicsPoint“, erreichbar unter https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/eseu/gui/105848/index.html
- E-Mail: compliance@eu.nipponsanso.com
- Compliance-Hotline (die Nummern für die einzelnen Länder sind auf der EthicsPoint-Plattform veröffentlicht)
Auf Wunsch des Hinweisgebers können Meldungen auch mündlich im persönlichen Gespräch oder per Videokonferenz eingereicht werden.
Alle Meldungen gehen beim europäischen Chief Compliance Officer und beim europäischen Personalleiter ein, die beide Mitglieder eines Kollegialgremiums sind, das die Aufgaben des Verantwortlichen für das interne Whistleblowing-System wahrnimmt, und im Folgenden gemeinsam als „Systemverantwortliche“ bezeichnet werden.
Es ist auch möglich, eine Meldung einzureichen, indem man sie dem eigenen Vorgesetzten, dem lokalen Compliance-Beauftragten, der Personalabteilung oder der Rechtsabteilung mitteilt.
2. Phasen des Verfahrens
2.1. Registrierungsphase
Jede Meldung, die unter Einhaltung des Grundsatzes von Treu und Glauben über einen der oben genannten internen Kanäle eingereicht wird, wird innerhalb von sieben Tagen nach Eingang bestätigt.
Der Meldende muss die Daten angeben, die er für notwendig erachtet. Bei Nutzung der externen Plattform „EthicsPoint“ muss der Meldende die Meldung durch Ausfüllen des dort verfügbaren Erfassungsformulars übermitteln.
2.2. Analysephase
Die eingegangenen Meldungen werden einer Zulässigkeitsprüfung unterzogen. Vom Geltungsbereich des internen Whistleblowing-Systems ausgeschlossen sind Meldungen, die:
nicht in den sachlichen Geltungsbereich der Richtlinie fallen und/oder sich nicht auf Sachverhalte/Verhaltensweisen beziehen, die einen Verstoß gegen den Nippon Sanso-Verhaltenskodex oder Unregelmäßigkeiten darstellen, die Verstöße gegen die für die Unternehmen der Nippon Sanso-Gruppe geltenden internen Vorschriften beinhalten könnten;
auf bloßen Gerüchten beruhen und/oder nicht auf konkreten Tatsachen basieren;
sich konkret auf den Inhalt einer Akte/eines Dokuments beziehen, auf die das Unternehmen keinen Zugriff hat und die in der Mitteilung nicht bereitgestellt wurden.
Unter Berücksichtigung der oben genannten Ausschlussgründe teilt der Verantwortliche dem Hinweisgeber die Entscheidung über die Zulassung bzw. Nichtzulassung mit.
Die Analysephase endet mit der Auswahl des für die Untersuchung zuständigen Teams bzw. der zuständigen Person, bei der es sich je nach Gegenstand des Hinweises um die lokale Compliance-Abteilung oder um die von den Systemmanagern benannten Personen handelt.
In jedem Fall ist das für die Untersuchung zuständige Team bzw. die zuständige Person
2.3. Untersuchungsphase
Die Untersuchung wird so bald wie möglich eingeleitet.
Die Untersuchung wird gemäß den festgelegten internen Verfahren durchgeführt, unter Einhaltung der in der Richtlinie von Nippon Sanso Europe zum internen Whistleblowing-System vorgesehenen Garantien und gewährleistet in jedem Fall für alle betroffenen Personen:
- die Wahrung der Unschuldsvermutung und der Ehre sowie das Recht auf Verteidigung;
- das Recht, jederzeit angehört zu werden;
- das Recht, über die ihm/ihr vorgeworfenen Handlungen oder Unterlassungen informiert zu werden;
- die Wahrung ihrer Identität sowie die Vertraulichkeit der Sachverhalte und Daten des Verfahrens.
Das Untersuchungsverfahren kann Folgendes umfassen:
- persönliche Befragungen der meldenden Person zur Einholung weiterer Informationen;
- persönliche Befragungen der Abteilungen und/oder Personen, die direkt oder indirekt an den von den für die Untersuchung Verantwortlichen identifizierten, potenziell regelwidrigen Ereignissen/Verhaltensweisen beteiligt sind;
- Datenanalyse und Informationsbeschaffung;
- die Einholung von Sachverständigengutachten von internen oder externen Fachleuten;
- sonstige Ermittlungs- oder Beweisaufnahmemaßnahmen, die als relevant erachtet werden und im Hinblick auf die Rechtslage der betroffenen Person so wenig belastend wie möglich sind.
2.4. Abschlussphase
Die Systemverwalter nehmen auf der Grundlage der durchgeführten Untersuchung eine Bewertung der Sachverhalte/Verhaltensweisen vor, die Gegenstand der Meldung sind, und teilen den betroffenen Parteien ihre Ergebnisse so bald wie möglich mit.
Im Falle der Nichteinhaltung durch einen Mitarbeiter leiten die Systemadministratoren die Akte an die Personalabteilung weiter, damit entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können.
Die Bearbeitungsfrist darf drei Monate ab Eingang der Meldung nicht überschreiten oder, falls dem Meldenden keine Empfangsbestätigung zugesandt wurde, drei Monate ab Ablauf der siebentägigen Frist nach der Meldung, außer in besonders komplexen Fällen, die eine Verlängerung der Frist erfordern; in diesem Fall kann die Frist um maximal drei weitere Monate verlängert werden.
3. Protection of personal data
The Internal Whistleblowing System is designed, established and managed in a secure manner, so as to guarantee the confidentiality of the persons involved in the reports and the actions carried out in the management and processing of these, as well as data protection.
Personal data will not be collected if it is manifestly not relevant to the processing of specific information or, if collected by accident, will be deleted without undue delay.
Personal data relating to the information received and to the internal investigations referred to in the preceding paragraph shall only be kept for such period as is necessary in accordance with applicable law.
4. Protective measures
The reporting persons shall be entitled to protection provided that none of the exclusions set forth in section 2.2 apply and provided that the following circumstances are met:
- he/she have reasonable grounds to believe that the information referred to is truthful, even if they do not provide conclusive evidence, and the said information falls within the scope of the Internal Whistleblowing System.
- the report has been made in accordance with the requirements set forth in the Corporate Policy on the Internal Whistleblowing System and in this Procedure.
Persons who have communicated information about actions or omissions anonymously, but who have subsequently been identified, are also entitled to protection.
Nippon Sanso Group expressly prohibits acts constituting retaliation, including threats of retaliation and attempts to retaliate against persons who file a report that complies with the requirements of the Corporate Policy on the Internal Whistleblowing System and applicable law.
The good faith of the reporting person is a prerequisite for his/her protection. The legislation in this area excludes from protection persons who have knowingly submitted false or misleading information, as well as those who have obtained it unlawfully.
1 Retaliation means any acts or omissions that are prohibited by law, or that directly or indirectly involve unfavorable treatment that places the persons suffering them at a particular disadvantage compared to another in the employment or professional context, solely because of their status as whistleblowers, or because they have made a public disclosure. Among others, the following are considered retaliation for the purposes of the Directive: suspension of the employment contract, dismissal or termination of the employment relationship, demotion or denial of promotion, intimidation, harassment, discrimination, or unfavorable or unfair treatment.
2 The full document is available here