De conformidad con la Directiva (UE) 2019/1937, Nippon Sanso Euro-Holding, S.L.U. ha aprobado para las empresas del Grupo Nippon Sanso en Europa una Política y un Procedimiento de denuncia de irregularidades con el fin de establecer las disposiciones necesarias para el Sistema Interno de Denuncia de Irregularidades y los canales de información internos existentes. Este documento resume los puntos principales del procedimiento:
1. Sistema interno de denuncia de irregularidades de Nippon Sanso
El Sistema interno de denuncia de irregularidades de Nippon Sanso es el canal principal para notificar posibles irregularidades que puedan implicar infracciones relacionadas con actos o conductas que se refieran a los ámbitos de aplicación indicados en la Política corporativa sobre el sistema interno de denuncia de irregularidades del Grupo Nippon Sanso.
Las denuncias pueden presentarse identificando al denunciante o de forma anónima.
- Este canal permite la presentación de denuncias a través de:
- La plataforma externa EthicsPoint, accesible a través de https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/eseu/gui/105848/index.html
- Correo electrónico: compliance@eu.nipponsanso.com
A petición de la persona denunciante, las denuncias también podrán presentarse verbalmente, ya sea en persona o mediante sistemas de videoconferencia.
Todas las denuncias serán recibidas por el responsable europeo de cumplimiento normativo y el director europeo de Recursos Humanos, ambos miembros de un órgano colegiado que desempeña las funciones de gestor del sistema interno de denuncia de irregularidades y a los que en lo sucesivo se hará referencia conjuntamente como «gestores del sistema».
También es posible presentar una denuncia comunicándola a su superior, al responsable local de cumplimiento normativo, al departamento de Recursos Humanos o al departamento jurídico.
2. Fases del procedimiento
2.1. Fase de registro
Cualquier denuncia presentada a través de uno de los canales internos mencionados anteriormente, de conformidad con el principio de buena fe, será acusada de recibo en un plazo de siete días a partir de su recepción.
La persona denunciante deberá facilitar los datos que considere necesarios. En caso de optar por la plataforma externa EthicsPoint, la persona denunciante deberá enviar la denuncia rellenando el formulario de recogida de datos disponible.
2.2. Fase de análisis
Las denuncias recibidas serán sometidas a un análisis de admisibilidad. Quedan excluidas del ámbito de aplicación del Sistema Interno de Denuncia de Irregularidades aquellas denuncias que:
- no entren dentro del ámbito de aplicación material de la Directiva y/o no se refieran a hechos o conductas relacionados con la infracción del Código de Conducta de Nippon Sanso o con irregularidades que puedan implicar infracciones de la normativa interna aplicable a las empresas del Grupo Nippon Sanso;
- se basen en meros rumores y/o no se fundamenten en hechos concretos;
- se refieran específicamente al contenido de un expediente o documento al que la empresa no tenga acceso y que no se haya facilitado en la comunicación.
Teniendo en cuenta las exclusiones de inadmisibilidad mencionadas, la persona encargada comunicará a la persona denunciante la decisión de admisión o inadmisión.
La fase de análisis concluye con la selección del equipo o la persona responsable de la investigación, que corresponderá al departamento de cumplimiento normativo local o a la persona o personas designadas por los gestores del sistema, en función del objeto de la denuncia.
En cualquier caso, el equipo o la persona responsable de la investigación nunca estará relacionado con los hechos objeto de la misma, con el fin de evitar cualquier conflicto de intereses. No obstante, si alguna de las personas designadas para llevar a cabo la investigación se encuentra en una situación de conflicto de intereses en relación con los asuntos que se le hayan planteado, deberá abstenerse de ocuparse de ellos.
2.3. Fase de investigación
La investigación se iniciará lo antes posible.
La investigación se llevará a cabo de conformidad con los procedimientos internos definidos, respetando las garantías previstas en la Política de Nippon Sanso Europe sobre el Sistema Interno de Denuncia de Irregularidades y, en cualquier caso, garantizando a todas las personas afectadas:
- el respeto a la presunción de inocencia y al honor, así como el derecho a la defensa;
- el derecho a ser oído en cualquier momento;
- el derecho a ser informado sobre las acciones u omisiones que se le atribuyan;
- la protección de su identidad y la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
El procedimiento de investigación podrá incluir:
- entrevistas personales con la persona denunciante para recabar más información;
- entrevistas personales con los departamentos y/o personas implicados directa o indirectamente en los hechos o conductas potencialmente irregulares, según lo determinen los responsables de la investigación;
- análisis de datos y recopilación de información;
- solicitud de dictámenes periciales a profesionales internos o externos;
- otras medidas de investigación o de obtención de pruebas que se consideren pertinentes y que supongan la menor carga posible para la situación jurídica de la persona afectada.
2.4. Fase de resolución
Los administradores del sistema realizarán una evaluación de los hechos o conductas objeto de la denuncia, basándose en la investigación llevada a cabo, y comunicarán sus conclusiones a las partes afectadas lo antes posible.
En caso de incumplimiento por parte de un empleado, los administradores del sistema remitirán el expediente al Departamento de Recursos Humanos para que se adopten las medidas oportunas.
El plazo de resolución no podrá exceder de tres meses a partir de la recepción de la comunicación o, si no se ha enviado acuse de recibo a la persona denunciante, de tres meses a partir de la expiración del plazo de siete días tras la realización de la comunicación, salvo en casos de especial complejidad que requieran una prórroga del plazo, en cuyo caso este podrá ampliarse hasta un máximo de tres meses adicionales.
3. Protección de datos personales
El Sistema Interno de Denuncia de Irregularidades está diseñado, establecido y gestionado de forma segura, con el fin de garantizar la confidencialidad de las personas implicadas en las denuncias y de las acciones llevadas a cabo en la gestión y tramitación de las mismas, así como la protección de datos.
No se recopilarán datos personales si es manifiesto que no son pertinentes para el tratamiento de la información específica o, si se recopilan por error, se suprimirán sin demora injustificada.
Los datos personales relacionados con la información recibida y con las investigaciones internas a las que se refiere el párrafo anterior solo se conservarán durante el tiempo que sea necesario, de conformidad con la legislación aplicable.
4. Medidas de protección
Las personas denunciantes tendrán derecho a protección siempre que no se aplique ninguna de las excepciones establecidas en el apartado 2.2 y siempre que se cumplan las siguientes circunstancias:
- tenga motivos razonables para creer que la información a la que se hace referencia es veraz, aunque no aporte pruebas concluyentes, y dicha información entre dentro del ámbito de aplicación del Sistema Interno de Denuncia de Irregularidades;
- la denuncia se haya realizado de conformidad con los requisitos establecidos en la Política Corporativa sobre el Sistema Interno de Denuncia de Irregularidades y en el presente Procedimiento.
Las personas que hayan comunicado información sobre acciones u omisiones de forma anónima, pero que posteriormente hayan sido identificadas, también tienen derecho a protección.
El Grupo Nippon Sanso prohíbe expresamente los actos que constituyan represalias, incluidas las amenazas de represalias y los intentos de represalia contra las personas que presenten una denuncia que cumpla con los requisitos de la Política Corporativa sobre el Sistema Interno de Denuncia de Irregularidades y la legislación aplicable.
La buena fe de la persona denunciante es un requisito previo para su protección. La legislación en este ámbito excluye de la protección a las personas que hayan presentado a sabiendas información falsa o engañosa, así como a aquellas que la hayan obtenido de forma ilícita.
1. Se entiende por represalia cualquier acto u omisión prohibido por la ley, o que implique, directa o indirectamente, un trato desfavorable que sitúe a las personas que lo sufren en una situación de especial desventaja en comparación con otras en el ámbito laboral o profesional, únicamente por su condición de denunciantes o por haber realizado una revelación pública. Entre otros, se consideran represalias a efectos de la Directiva: la suspensión del contrato de trabajo, el despido o la rescisión de la relación laboral, la degradación o la denegación de un ascenso, la intimidación, el acoso, la discriminación o el trato desfavorable o injusto.
2 El documento completo está disponible aquí