In conformità alla Direttiva (UE) 2019/1937, Nippon Sanso Euro-Holding, S.L.U. ha approvato per le società europee del Gruppo Nippon Sanso una Policy e una Procedura di Whistleblowing con lo scopo di stabilire le disposizioni necessarie per il Sistema interno di Whistleblowing e i canali di informazione interni esistenti. Il presente documento riassume i punti principali della procedura:
1. Il Sistema interno di Whistleblowing di Nippon Sanso
Il sistema interno di whistleblowing di Nippon Sanso è il canale principale per la segnalazione di possibili irregolarità che possono comportare violazioni relative ad atti o comportamenti che si riferiscono alle aree di applicazione indicate nella Policy aziendale sul sistema interno di whistleblowing del Gruppo Nippon Sanso.
Le segnalazioni possono essere presentate con l’identificazione del segnalante o in forma anonima.
Il canale interno whistleblowing consente l’invio di segnalazioni attraverso:
- piattaforma web EthicsPoint accessibile al seguente link: https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/eseu/gui/105848/index.html;
- email, all’indirizzo compliance@eu.nipponsanso.com
- a c.d. Hotline (il numero di telefono è nell’apposita sezione dell’intranet aziendale ovvero sulla piattaforma EthicsPoint.
Su richiesta del segnalante, la segnalazione può essere presentata oralmente mediante un incontro diretto con il Gestore.
Tutte le segnalazioni saranno ricevute dal Chief Compliance Officer europeo e dal Direttore Risorse Umane europeo, entrambi membri di un comitato che svolge le funzioni di Gestore di Whistleblowing interno e indicati congiuntamente come “Gestore.
È inoltre possibile presentare una segnalazione di violazione del Codice di Condotta comunicandola al proprio responsabile, al Compliance Champion locale, alla funzione Risorse Umane o all’Ufficio Legale.
2. Fasi della procedura
2.1. Fase di registrazione
Ogni segnalazione presentata a uno dei canali interni sopra citati, nel rispetto del principio di buona fede, sarà accolta entro sette giorni dal ricevimento.
Il segnalante deve fornire i dati che ritiene necessari. Nel caso in cui si scelga la piattaforma esterna EthicsPoint, il segnalante dovrà inviare la segnalazione compilando il modulo di raccolta dati disponibile.
2.2. Fase di analisi preliminare
Le segnalazioni ricevute saranno sottoposte a un’analisi di ammissibilità. Sono escluse dall’ambito di applicazione del Sistema di segnalazione interna le segnalazioni che:
- non rientrano nell’ambito di applicazione materiale della Direttiva e/o non riguardano fatti/condotte relativi alla violazione del Codice di condotta di Nippon Sanso o irregolarità che potrebbero comportare violazioni delle norme interne applicabili alle società del Gruppo Nippon Sanso;
- si basano su semplici voci e/o non si basano su fatti specifici;
- riguarda specificamente il contenuto di un file/documento non accessibile all’azienda e non fornito nella comunicazione.A seguito della valutazione di ammissibilità, il Gestore comunicherà al segnalante la decisione di ammissione/non ammissione.
La fase di analisi si conclude con la selezione del team/persona responsabile dell’indagine, che corrisponderà al responsabile compliance locale o alla/e persona/e designata/e dai Gestori, a seconda dell’oggetto della segnalazione.
In ogni caso, il team/persona responsabile dell’indagine non sarà mai un soggetto coinvolto nei fatti oggetto di indagine, per evitare qualsiasi conflitto di interesse. Tuttavia, qualora una delle persone incaricate di condurre l’indagine avesse un conflitto di interessi in relazione alle questioni portate alla sua attenzione, dovrà astenersi dal trattarle.
2.3. Fase di indagine
L’indagine sarà avviata il prima possibile.
L’indagine sarà condotta in conformità alle procedure interne definite, nel rispetto delle garanzie previste dalla Policy di Nippon Sanso Europe sul Sistema interno di Whistleblowing e, in ogni caso, garantendo a tutte le persone interessate:
- il rispetto della presunzione di innocenza e dell’onore, nonché il diritto alla difesa;
- il diritto di essere ascoltato in qualsiasi momento;
- il diritto di essere informato sulle azioni o omissioni a lui attribuite.
- la tutela della propria identità e la riservatezza dei fatti e dei dati del procedimento.
La procedura di indagine può comprendere:
- colloqui personali con il segnalante per raccogliere ulteriori informazioni;
- colloqui personali con i dipartimenti e/o le persone direttamente o indirettamente coinvolte negli eventi/condotte potenzialmente irregolari, come individuati dai responsabili dell’indagine;
- analisi dei dati e raccolta di informazioni;
- richiesta di prove esperte da parte di professionisti interni o esterni;
- altri passi investigativi o probatori ritenuti rilevanti e il meno onerosi possibile in relazione alla posizione giuridica dell’interessato.
2.4.Fase conclusiva
I Gestori effettuano una valutazione dei fatti/condotte oggetto della segnalazione, sulla base dell’indagine condotta, e comunicano le proprie conclusioni alle parti interessate nel più breve tempo possibile.
In caso di inadempienza da parte di un dipendente, i Gestori trasmetteranno la pratica alla Direzione Risorse Umane per l’adozione delle opportune misure.
La conclusione del procedimento di gestione della Segnalazione avverrà entro tre (3) mesi dal ricevimento della stessa o, nel caso in cui non sia stato inviato alcun avviso di ricevimento al segnalante, entro tre (3) mesi dalla scadenza del periodo di sette giorni successivo alla Segnalazione, salvo casi di particolare complessità che richiedano un’estensione del periodo fino a un massimo di altri tre (3) mesi.
3. Protezione dei dati personali
Il Sistema interno di Whistleblowing è progettato, istituito e gestito in modo sicuro, in modo da garantire la riservatezza delle persone coinvolte nelle segnalazioni e delle azioni svolte nella gestione e nel trattamento delle stesse, nonché la protezione dei dati.
I dati personali non saranno raccolti se manifestamente non rilevanti per il trattamento delle segnalazioni o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati senza indebito ritardo.
I dati personali relativi alle informazioni ricevute e alle indagini interne di cui al paragrafo precedente saranno conservati solo per il periodo necessario in conformità alla legge applicabile.
4. Misure di protezione
I segnalanti hanno diritto alla protezione a condizione che non si applichi nessuna delle esclusioni di cui alla sezione 2.2 e che siano soddisfatte le seguenti circostanze:
- abbia ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni riferite siano veritiere, anche se non forniscono prove conclusive, e che tali informazioni rientrino nell’ambito del Sistema interno di Whistleblowing.
- la segnalazione è stata effettuata in conformità con i requisiti stabiliti nella Policy aziendale sul Sistema interno di Whistleblowing e nella relativa Procedura.
Anche le persone che hanno effettuato segnalazioni in forma anonima, ma che sono state successivamente identificate, hanno diritto alla protezione.
Il Gruppo Nippon Sanso vieta espressamente gli atti che costituiscono ritorsioni, comprese le minacce di ritorsione e i tentativi di ritorsione nei confronti di persone che presentano una segnalazione conforme ai requisiti della Policy aziendale sul sistema interno whistleblowing e alla legge applicabile.
La buona fede del segnalante è un prerequisito per la sua protezione. La legislazione in materia esclude dalla tutela le persone che hanno consapevolmente fornito informazioni false o fuorvianti, nonché quelle che le hanno ottenute illegalmente.
1 Per ritorsione si intendono tutti gli atti o le omissioni vietati dalla legge o che comportano, direttamente o indirettamente, un trattamento sfavorevole che pone le persone che li subiscono in una posizione di particolare svantaggio rispetto a un’altra nel contesto lavorativo o professionale, unicamente a causa del loro status di segnalatori o per aver effettuato una divulgazione pubblica. Tra le altre, sono considerate ritorsioni ai fini della direttiva: la sospensione del contratto di lavoro, il licenziamento o la cessazione del rapporto di lavoro, la retrocessione o il rifiuto di una promozione, l’intimidazione, le molestie, la discriminazione, il trattamento sfavorevole o ingiusto.
2 Il documento completo è disponibile qui